Hà Nội đẩy mạnh số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung

Số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ tại các cơ quan trước 30/6

Triển khai Đề án 06 của Chính phủ về phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030, TP. Hà Nội đang đẩy mạnh xây dựng dữ liệu dùng, xây dựng trên 20 nền tảng cơ sở dữ liệu dùng chung, sẵn sàng kết nối, chia sẻ dữ liệu.

Đến cuối năm 2024, Hà Nội đã số hóa, cập nhật vào Phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp hơn 7,6 triệu dữ liệu hộ tịch; 7,9 triệu người (chiếm tỷ lệ 97,43%) đã được cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội và xác thực đúng với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; xác minh, làm sạch dữ liệu hồ sơ sức khỏe gần 6,45 triệu người dân…

Nhằm tiếp tục đẩy mạnh xây dựng dữ liệu dùng chung, UBND TP Hà Nội đã chỉ đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công lập Đề án "Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu của các cơ quan trên địa bàn TP Hà Nội".

Theo Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công TP. Hà Nội Cù Ngọc Trang, qua khảo sát sơ bộ công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại một số đơn vị cho thấy tài liệu nhiều, hồ sơ phần lớn vẫn được bảo quản trong các tủ sắt đặt tại phòng làm việc. Việc này dẫn đến tình trạng tài liệu bị xuống cấp, khó tập hợp, hệ thống hóa tài liệu, mất nhiều thời gian tra tìm.

Việc quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu vẫn sử dụng cách thức truyền thống bằng sổ sách, giấy tờ và theo các danh mục được lập thủ công. Tài liệu của các đơn vị hầu hết chưa được lập thành hồ sơ, không được sắp xếp đúng quy định nghiệp vụ, không xác định giá trị tài liệu trước khi lưu trữ.

Thực hiện các chỉ đạo của Trung ương và Thành ủy Hà Nội, UBND Thành phố đã chỉ đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công lập Đề án "Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu của các cơ quan trên địa bàn TP Hà Nội". Mục tiêu đề ra số hóa kết hợp với sắp xếp lại hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc bỏ cấp huyện, sáp nhập xã theo chỉ đạo của Trung ương.

Từ đó, hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể trên địa bàn, bảo đảm dữ liệu được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng. Nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành.

Bên cạnh đó, tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử, đô thị thông minh, phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Theo ông Cù Ngọc Trang, hiện nay, khối lượng chỉnh lý, số hóa, tổng tài liệu ước tính cần chỉnh lý ở cấp huyện, xã trên địa bàn là trên 68.866m. Tổng tài liệu cần số hóa ở cấp huyện, xã trên địa bàn TP là trên 94 triệu trang A4.

Vì vậy, trong giai đoạn từ nay đến trước 30/6/2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công đề xuất ưu tiên thực hiện số hóa đối với các tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn và các tài liệu thường xuyên tái sử dụng tại khối Đảng và chính quyền của cấp huyện và cấp xã để phục vụ trực tiếp cho việc triển khai Kết luận số 127-KL/TW ước tính chiếm khoảng 25% khối lượng thô và 5% khối lượng đã chỉnh lý.

Việc số hóa tài liệu được chia làm 2 giai đoạn. Giai đoạn 1 sẽ số hóa tài liệu của cơ quan gồm 5 ưu tiên: (1) chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp huyện; (2) chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp xã; (3) chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng cấp Thành phố; (4) chỉnh lý, số hóa tài liệu khối chính quyền cấp Thành phố; (5) chỉnh lý, số hóa tài liệu khối đoàn thể của 3 cấp.

Trước 30/6/2025 sẽ số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể của cấp huyện và cấp xã trên địa bàn TP Hà Nội có giá trị lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên tái sử dụng. Đối với các tài liệu đã số hóa, đã đảm bảo chất lượng theo quy định, sẽ đồng bộ dữ liệu, không số hóa lại, tránh lãng phí thời gian và ngân sách.

Để phục vụ tính cấp bách của việc sắp xếp lại các cơ quan cấp huyện, cấp xã theo Kết luận số 127-KL/TW, trong giai đoạn trước 30/6/2025, Đề án sẽ tập trung triển khai các ưu tiên 1 và ưu tiên 2. Đối với các ưu tiên còn lại, Thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công xây dựng kế hoạch triển khai tập trung, chi tiết.

Sang giai đoạn 2 sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, trong đó, một số nội dung sẽ được thực hiện song song với giai đoạn 1.

Tập trung xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn Thành phố

Đối với số hóa tài liệu của các cơ quan trên địa bàn TP. Hà Nội, Phó Bí thư Thường trực Thành ủy Hà Nội Nguyễn Văn Phong đã yêu cầu các cơ quan, đơn vị xác định đây là việc đầu tư lâu dài, để từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn Thành phố. Người đứng đầu các đơn vị cần quan tâm, dành thời gian, công sức để chỉ đạo, lãnh đạo trong thực hiện nhiệm vụ này.

Trước đó, trong Thông báo kết luận Phiên họp thứ nhất của Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số các cơ quan Đảng, đoàn thể TP. Hà Nội, Phó Bí thư Thường trực Thành ủy Nguyễn Văn Phong đề nghị triển khai nhiệm vụ số hóa tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ và tại cơ quan, đơn vị mình bảo đảm đúng tiến độ đề ra.

Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố được giao xây dựng Đề án số hóa tài liệu trình Ban Thường vụ Đảng ủy UBND TP báo cáo Thường trực Thành ủy, hoàn thành trong tháng 3/2025.

Bên cạnh đó, nghiên cứu, xây dựng triển khai việc số hóa dữ liệu tập trung cho các cơ quan Đảng, MTTQ, các tổ chức chính trị - xã hội của TP, cấp quận/huyện và cấp xã/phường/thị trấn, các cơ quan kết thúc hoạt động bảo đảm theo đúng Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 7/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng và hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền về số hóa tài liệu.

Thông báo nhấn mạnh, dữ liệu sau khi số hóa cần được làm sạch và đưa vào khai thác sử dụng được ngay, số hóa hồ sơ tài liệu các cơ quan Đảng, đoàn thể TP, các cơ quan cấp huyện hoàn thành trong tháng 4/2025; các cơ quan cấp xã hoàn thành trong tháng 5/2025. Đồng thời, xây dựng kế hoạch cụ thể để triển khai công tác số hóa tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm, đúng quy định hiện hành.

Gia Huy