Hà Nội xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung

Tăng cường hiệu quả quản lý thông qua số hóa tài liệu

Theo chỉ đạo của Thành ủy Hà Nội, việc xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung không chỉ là một nhiệm vụ về công nghệ thông tin, mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược cải cách hành chính và chuyển đổi số của thành phố.

Thành ủy Hà Nội đã xác định việc ứng dụng công nghệ số và xây dựng một nền tảng dữ liệu dùng chung là một trong những yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, tạo môi trường minh bạch và thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp.

Từ đó, Thành ủy Hà Nội đã chỉ đạo các cơ quan chức năng triển khai đồng bộ các nhiệm vụ số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu, với mục tiêu chuyển đổi toàn diện từ quản lý hành chính truyền thống sang quản lý hành chính số. Đây là một phần của chiến lược phát triển thành phố thông minh, với trọng tâm là cải cách thủ tục hành chính, giảm thiểu giấy tờ, thúc đẩy sự minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý.

Trong chiến lược phát triển đô thị thông minh, Thành ủy Hà Nội cũng khẳng định vai trò của công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo (AI) trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý và phát triển hạ tầng số. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung sẽ giúp tích hợp thông tin từ các cơ quan khác nhau, tạo ra một kho dữ liệu mạnh mẽ có thể chia sẻ, sử dụng linh hoạt trong các hoạt động quản lý và phục vụ cộng đồng.

Thành ủy Hà Nội cũng đặc biệt nhấn mạnh trong các chỉ đạo rằng, số hóa tài liệu không chỉ giúp các cơ quan nhà nước giảm thiểu chi phí lưu trữ và bảo quản tài liệu giấy, mà còn giúp tăng cường khả năng khai thác thông tin khi cần thiết, đảm bảo tính bảo mật, và cải thiện khả năng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc cho các dịch vụ hành chính công, từ việc cung cấp thông tin công khai đến việc giải quyết các thủ tục hành chính, giúp các cơ quan quản lý dễ dàng tra cứu và xử lý công việc một cách nhanh chóng, chính xác. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho người dân và doanh nghiệp mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của các cơ quan nhà nước.

Thành ủy Hà Nội cũng chỉ đạo các cơ quan, đơn vị liên quan phải phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Phục vụ hành chính công để triển khai các giải pháp kỹ thuật và công nghệ phù hợp, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung. Các sở, ban, ngành phải chủ động rà soát, phân loại và chuẩn hóa tài liệu để đảm bảo quá trình số hóa diễn ra thuận lợi, đồng thời chú trọng công tác đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức trong công tác sử dụng công nghệ thông tin.

Một yếu tố quan trọng khác là việc xây dựng các quy trình số hóa thống nhất cho toàn bộ các cơ quan Đảng, chính quyền, và đoàn thể. Thành ủy Hà Nội yêu cầu các cơ quan phải áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quy trình quản lý chất lượng ISO trong việc số hóa và bảo quản tài liệu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu khi đưa vào sử dụng.

Tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử

Để triển khai hiệu quả nhiệm vụ này, Thành ủy Hà Nội vừa phê duyệt đề án "Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội".

Đề án đặt ra 4 mục tiêu: Số hóa kết hợp với tổng sắp xếp lại hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc bỏ cấp huyện, sáp nhập xã theo tiến độ tại Kết luận số của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Triển khai đề án sẽ hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể trên địa bàn Thành phố, đảm bảo dữ liệu được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng.

Nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành thông qua việc không sử dụng hồ sơ giấy, tích hợp AI, khai thác và sử dụng dữ liệu dễ dàng; tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử, đô thị thông minh, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội một cách nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch, hướng đến cắt giảm thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ.

Có 6 giải pháp được đề án đặt ra như rà rà soát, đánh giá và phân loại tài liệu; chuẩn hóa quy trình chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu; xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; kế hoạch triển khai; các yếu tố cần thiết cho sự khả thi của đề án. 

Ở giai đoạn 1 triển khai nhiệm vụ số hóa tài liệu của cơ quan trên địa bàn Thành phố, Đề án sẽ tập trung triển khai các ưu tiên 1 và ưu tiên 2 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp huyện và cấp xã; giai đoạn 2 là xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung Thành phố, trong đó, một số nội dung sẽ được thực hiện song song với giai đoạn 1.

Đối với quy trình số hóa, đối tượng được số hóa là toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể của cấp huyện và cấp xã trên địa bàn Thành phố có giá trị lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên tái sử dụng; đối với các tài liệu đã số hóa, đã đảm bảo chất lượng, không số hóa lại.

Các cơ quan, đơn vị sở hữu dữ liệu đã số hóa có trách nhiệm bàn giao cho Trung tâm Phục vụ hành chính công để đồng bộ về kho cơ sở dữ liệu dùng chung; đối với các tài liệu đã chỉnh lý, đã đảm bảo chất lượng, sẽ tiến hành số hóa, không chỉnh lý lại; đối với các tài liệu đã chỉnh lý, nhưng chưa đảm bảo chất lượng, gây khó khăn cho quá trình số hóa, sẽ tiến hành chỉnh lý lại với đơn giá phù hợp...

Đối với tài liệu khối chính quyền, hiện nay các đơn vị đang thực hiện theo nhiều văn bản khác nhau, chưa có quy trình thống nhất. Do đó, giao Trung tâm Phục vụ hành chính công tham mưu ban hành quy trình tạm thời, áp dụng chung cho việc số hóa tài liệu của cả 03 khối Đảng, chính quyền, đoàn thể cho đến khi Trung ương ban hành các quy trình thống nhất.

Trong giai đoạn từ nay đến trước 30/6, đề xuất ưu tiên thực hiện số hóa đối với các tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn và các tài liệu thường xuyên tái sử dụng tại khối Đảng và chính quyền của cấp huyện và cấp xã, ước tổng cộng tài liệu cần số hóa ở cấp huyện, xã trên địa bàn Thành phố ước tính khoảng trên 92 triệu trang A4.

Về xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung phải đảm bảo các nguyên tắc chính là kho dữ liệu phải được xây dựng phải đặt tại Trung tâm dữ liệu chính của Thành phố, chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan có thẩm quyền; nền tảng cơ sở dữ liệu phải được xây dựng theo hướng mở, dễ dàng tích hợp để đồng bộ và chia sẻ dữ liệu, có API dùng chung, cho phép kết nối nhiều hệ thống và nền tảng khác nhau…, hệ thống có thể tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu công sức quản lý và nâng cao hiệu quả khai thác dữ liệu.

Gia Huy