Hà Nội: Doanh nghiệp gửi văn bản, chính quyền phản hồi trên một nền tảng thống nhất

Thống nhất kênh chuyển, nhận văn bản

Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung được UBND TP. Hà Nội đưa vào vận hành theo Quyết định số 3667 ngày 21/7/2026, hướng tới thống nhất việc trao đổi văn bản giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ được gửi, nhận qua hệ thống có giá trị pháp lý theo quy định.

Tại tọa đàm do Báo Dân trí phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội tổ chức chiều 28/9, các khách mời trao đổi về kết quả triển khai, những khó khăn và hướng mở rộng hệ thống thành kênh tương tác thường xuyên giữa chính quyền với doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

Theo ông Bùi Dương, Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội, nhu cầu trao đổi công văn, đề nghị giải đáp và thông tin phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước rất lớn.

Trước đây, doanh nghiệp thường gửi văn bản trực tiếp hoặc qua đường bưu chính, phải bố trí nhân sự chuyển hồ sơ, tự tìm hiểu cơ quan tiếp nhận và cách theo dõi kết quả. Khi cần biết văn bản đã đến nơi hay đang được xử lý ở đâu, doanh nghiệp thường phải liên hệ với cơ quan nhận.

Trong khi đó, cơ quan nhà nước cũng có lúc gặp khó khăn khi cần tìm đúng đầu mối tại doanh nghiệp để chuyển thông tin. Một kênh điện tử thống nhất giúp tổ chức lại quá trình trao đổi hai chiều, giảm thời gian chờ đợi và tìm kiếm thông tin, tạo điều kiện để doanh nghiệp dành nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Doanh nghiệp đăng ký tài khoản, xác thực thông tin và chữ ký số trên hệ thống, sau đó tạo hoặc tải văn bản, ký số, lựa chọn cơ quan nhận và gửi. Toàn bộ quá trình được thể hiện qua các trạng thái "đã gửi", "đã tiếp nhận", "đang xử lý" và "đã phản hồi"; doanh nghiệp cũng có thể tra cứu, lưu trữ văn bản và lịch sử giao dịch.

Tăng sử dụng thực chất, tạo kết nối trực tiếp từ cơ sở

Theo ông Bùi Dương, khoảng 260.000 doanh nghiệp có tài khoản trên hệ thống, trong đó hơn 10.000 doanh nghiệp đã xác thực và sử dụng chức năng gửi, nhận văn bản.

Tuy nhiên, số tài khoản được tạo chưa phản ánh đầy đủ mức độ sử dụng thực tế. Đơn vị vận hành sẽ tiếp tục theo dõi số văn bản được gửi, nhận, thời gian xử lý và phản hồi; đồng thời xác định nhóm doanh nghiệp đã có tài khoản nhưng chưa xác thực để chủ động hướng dẫn, hỗ trợ.

"Thời gian tới, chúng tôi sẽ xây dựng, thiết lập các bộ chỉ tiêu và bảng dữ liệu theo dõi", ông Bùi Dương cho biết. Những dữ liệu này dự kiến được cung cấp cho lãnh đạo sở, ngành và UBND xã, phường để theo dõi tiến độ, chỉ đạo xử lý kịp thời các đề nghị của doanh nghiệp.

Như vậy, cùng với mở rộng số lượng tài khoản, việc nâng cao mức độ sử dụng thực tế của hệ thống là yêu cầu quan trọng, qua đó hình thành một quy trình trao đổi thống nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Từ thực tiễn triển khai, ông Vũ Xuân Trường, Chủ tịch UBND phường Việt Hưng, cho biết chuyển đổi số có ý nghĩa thiết thực trong bối cảnh khối lượng công việc của chính quyền cơ sở ngày càng lớn.

Phường Việt Hưng thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ ngày 1/7/2025, tiếp nhận các nhiệm vụ trước đây thuộc cấp phường, cấp quận và một số công việc do thành phố phân cấp, ủy quyền. Phường tập trung triển khai các nội dung về quy trình, hạ tầng, ứng dụng và dữ liệu; kế hoạch công việc được theo dõi định kỳ phục vụ chỉ đạo, điều hành và giảm thao tác thủ công cho cán bộ, công chức.

Trước khi có kênh chuyển nhận văn bản dùng chung, thông tin từ chính quyền địa phương đến doanh nghiệp thường phải qua hội doanh nghiệp, cơ quan thuế, bảo hiểm hoặc các đầu mối trung gian. Theo ông Vũ Xuân Trường, hệ thống giúp phường chuyển tải thông tin trực tiếp hơn, đồng thời tiếp nhận ý kiến phản hồi từ doanh nghiệp.

Văn bản gửi đến được bộ phận văn thư tiếp nhận, phân loại, trình lãnh đạo và chuyển tới đơn vị chuyên môn xử lý. Mã định danh và trạng thái văn bản giúp lãnh đạo, bộ phận chuyên môn theo dõi tiến độ, kiểm tra việc phân công và kiểm đếm trách nhiệm xử lý. Các ý kiến của doanh nghiệp được tiếp nhận, theo dõi và chuyển xử lý trên hệ thống.

Một yêu cầu được lãnh đạo phường Việt Hưng nhấn mạnh là thống nhất nhận thức về giá trị pháp lý của văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ. Với văn bản đủ điều kiện, cơ quan cần tiếp nhận và xử lý trên môi trường điện tử, tránh tình trạng đã nhận qua hệ thống nhưng sau đó lại yêu cầu nộp thêm bản giấy.

Quy trình xử lý văn bản có tài liệu đính kèm cũng cần được thống nhất, nhất là những hồ sơ có định dạng hoặc yêu cầu nghiệp vụ riêng, để doanh nghiệp biết cách gửi và cơ quan nhà nước có căn cứ xử lý nhất quán.

Doanh nghiệp chủ động theo dõi tiến độ

Từ phía doanh nghiệp, bà Trần Thị Dịu, đại diện Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện - Công ty cổ phần tại Hà Nội, cho biết đơn vị đã sử dụng hệ thống hơn một năm, tính cả giai đoạn thử nghiệm.

Trước đây, người thực hiện phải tìm hiểu văn bản cần gửi cho ai, bằng cách nào và đến đâu; sau khi gửi lại phải liên hệ để hỏi văn bản đã được tiếp nhận hay chưa. Với hệ thống mới, doanh nghiệp có thể chủ động gửi văn bản, tra cứu trạng thái và tìm lại lịch sử giao dịch.

Các trạng thái "đã gửi", "đã tiếp nhận", "đang xử lý" và "đã phản hồi" giúp doanh nghiệp biết văn bản đang ở bước nào. Việc giảm in, sao chụp, chuyển phát và lưu hồ sơ giấy cũng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.

Theo các khách mời, để hệ thống được sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp cần được hướng dẫn trong cả quá trình sử dụng. Phường Việt Hưng đã phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công tổ chức tập huấn cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh; duy trì đầu mối tiếp nhận phản hồi và trao đổi với đơn vị vận hành khi phát sinh khó khăn.

Đại diện doanh nghiệp cho rằng doanh nghiệp nhỏ có thể gặp khó nếu quy trình đăng ký, xác thực hoặc lựa chọn cơ quan nhận chưa dễ hiểu. Do đó, các tài liệu và hướng dẫn cần được trình bày ngắn gọn, dễ tìm để người mới có thể nhanh chóng thực hiện các thao tác cần thiết.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra hiệu lực chứng thư số, rà soát định dạng văn bản, tài liệu đính kèm và quy trình ký số trước khi gửi. Khi gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hệ thống, doanh nghiệp có thể gọi tổng đài 1022, nhánh 7 của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội để được tiếp nhận và hướng dẫn.

Thời gian tới, đơn vị vận hành dự kiến hiển thị rõ hơn hành trình của văn bản từ lúc gửi, tiếp nhận, xử lý đến khi có phản hồi, giúp doanh nghiệp tự tra cứu từng bước.

Đáng chú ý, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đang hoàn thiện tính năng phản ánh, kiến nghị dành riêng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên địa bàn thành phố, dự kiến đưa vào vận hành vào cuối tháng 11 hoặc đầu tháng 12/2026. Trung tâm cũng nghiên cứu bổ sung chức năng khảo sát, xin ý kiến doanh nghiệp và hộ kinh doanh, đồng thời nghiên cứu khả năng tích hợp với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của thành phố.

Phường Việt Hưng hiện có hơn 3.000 doanh nghiệp và hơn 5.000 hộ kinh doanh. Theo ông Vũ Xuân Trường, với số lượng lớn như vậy, các cuộc gặp trực tiếp chưa thể đáp ứng hết nhu cầu trao đổi. Một kênh số để gửi thông tin, tổ chức khảo sát và tiếp nhận phản ánh có thể giúp địa phương kết nối thường xuyên hơn với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, đồng thời giúp chính quyền nắm được ý kiến và tiến độ phản hồi.

Các ý kiến tại tọa đàm cho thấy hiệu quả của hệ thống QLVB_DN không chỉ nằm ở số lượng tài khoản được tạo mà còn ở việc doanh nghiệp sử dụng thường xuyên, cơ quan nhà nước tiếp nhận và phản hồi đầy đủ, đơn vị vận hành tiếp tục cải thiện quy trình và hỗ trợ người dùng.

Khi các khâu được kết nối thống nhất, doanh nghiệp có thể giảm thời gian gửi, theo dõi văn bản và dành thêm nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh; chính quyền có thêm cơ sở để xử lý công việc minh bạch, kịp thời và gần doanh nghiệp hơn.

Gia Huy