Vận hành hệ thống văn bản điện tử dùng chung giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước

UBND TP. Hà Nội đã ban hành quyết định về việc vận hành chính thức Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội.

Theo Quyết định, hệ thống được đưa vào vận hành chính thức là nền tảng số kết nối dùng chung phục vụ việc gửi, nhận, theo dõi, quản lý trạng thái xử lý, lưu trữ và khai thác văn bản điện tử giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước; bảo đảm tích hợp, liên thông với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Thành phố và các nền tảng số có liên quan theo tiêu chuẩn kỹ thuật thống nhất; từng bước thay thế văn bản giấy, nâng cao hiệu quả quản trị, điều hành và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Đối tượng áp dụng gồm các Sở, ban, ngành Thành phố; cơ quan, đơn vị thuộc UBND Thành phố; UBND các xã, phường; Thuế Thành phố; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn Thành phố có phát sinh giao dịch gửi, nhận văn bản với tổ chức, doanh nghiệp thông qua Hệ thống.

Quyết định quy định văn bản điện tử được ký số hợp lệ, gửi và nhận thông qua Hệ thống có giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các quy định pháp luật có liên quan.

Việc vận hành Hệ thống được thực hiện theo các nguyên tắc là các văn bản đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử phải được gửi, nhận thông qua Hệ thống; chỉ sử dụng văn bản giấy trong trường hợp pháp luật có quy định hoặc vì lý do kỹ thuật bất khả kháng. 

Sau một lần khai báo, tổ chức, doanh nghiệp không phải cung cấp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước hoặc đã được chia sẻ, xác thực trên Hệ thống theo quy định. Các văn bản điện tử gửi, nhận trên Hệ thống phải có mã định danh, trạng thái xử lý, nhật ký giao dịch và khả năng truy vết trong suốt quá trình thực hiện. 

Hệ thống bảo đảm khả năng kết nối, tích hợp và chia sẻ dữ liệu thông qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu Thành phố (LGSP), bảo đảm tuân thủ Khung kiến trúc số thành phố Hà Nội, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và yêu cầu về an toàn thông tin theo quy định; sẵn sàng kết nối với các nền tảng số, cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước và các hệ thống của doanh nghiệp khi đáp ứng các điều kiện kỹ thuật theo quy định. 

Mọi hoạt động truy cập, xử lý, khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Hệ thống phải được kiểm soát, ghi nhận nhật ký và tuân thủ quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, giao dịch điện tử, dữ liệu và lưu trữ điện tử.

Bên cạnh đó, Thành phố đặt chỉ tiêu 100% sở, ban, ngành; UBND các xã, phường và các cơ quan, đơn vị có phát sinh giao dịch văn bản với tổ chức, doanh nghiệp thực hiện kết nối, khai thác và sử dụng Hệ thống. 

Các doanh nghiệp thành lập mới trên địa bàn Thành phố được hướng dẫn, hỗ trợ, tạo lập tài khoản và sử dụng Hệ thống ngay trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. 100% văn bản điện tử của cơ quan nhà nước thuộc Thành phố gửi đến tổ chức, doanh nghiệp đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử được thực hiện thông qua Hệ thống; hạn chế tối đa việc gửi văn bản giấy hoặc gửi đồng thời qua nhiều kênh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 

Hà Nội đặt mục tiêu từng bước hình thành phương thức giao dịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thay thế việc trao đổi văn bản giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Các trường hợp không cập nhật dữ liệu, không tiếp nhận văn bản điện tử, không xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống hoặc gửi song song văn bản giấy không cần thiết phải được thống kê, tổng hợp, báo cáo và đưa vào đánh giá cải cách hành chính, chuyển đổi số, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Gia Huy