Hà Nội ra mắt Kiosk thông minh, chứng thực bản sao tài liệu chỉ trong 5 phút

Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, trước đây, người dân khi có nhu cầu chứng thực hoặc xin cấp bản sao phải trực tiếp đến điểm tiếp nhận hồ sơ, chờ đối chiếu bản gốc - bản sao, ký, đóng dấu và nhận kết quả. Quy trình này thường cần thời gian vài giờ đồng hồ có nơi lên tới ½ ngày hoặc lâu hơn gây áp lực cho cả người dân lẫn cán bộ hành chính.

Với mô hình mới, người dân chỉ cần thao tác trực tiếp tại Kiosk: quét giấy tờ bản gốc, hệ thống sẽ tự động nhận diện, kiểm tra tính hợp lệ, xác thực thông tin và cấp ngay bản sao điện tử hợp pháp chỉ trong vài phút – nhanh chóng, chính xác, không còn cảnh xếp hàng chờ đợi.

Phát biểu tại lễ ra mắt, Phó Chủ tịch UBND TP. Hà Nội Trương Việt Dũng cho biết, hiện tổng số thủ tục hành chính trên địa bàn Hà Nội là khoảng hơn 2.130, cấp xã - phường là 434. Thành phố quyết định ủy quyền hoặc phân cấp mạnh hơn, có thể thêm khoảng 200 đến 250 thủ tục cho cấp xã. Phân cấp toàn diện để cho cấp xã quyết định các nội dung, với một cái mục tiêu lớn nhất là phục vụ người dân một cách tốt hơn. Cùng với đó, thành phố Hà Nội đang quyết tâm xây dựng công dân số Thủ đô.

Toàn bộ quy trình đối chiếu, ký số công vụ, đến in bản sao có mã QR chỉ mất 3-5 phút

Phát biểu tại chương trình, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội cho biết, thực hiện chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về đột phá trong khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, Hà Nội đã và đang nỗ lực, quyết tâm, kiên trì, tiên phong trong xây dựng nền hành chính phục vụ, lấy người dân làm trung tâm, lấy dữ liệu làm nền tảng, lấy công nghệ làm động lực phát triển.

Trong tổng thể đó, cải cách thủ tục hành chính chính là tuyến đầu của chuyển đổi số, nơi mỗi thay đổi dù nhỏ cũng tạo ra tác động lớn đến người dân và doanh nghiệp.

Chỉ riêng thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, mỗi tháng Thành phố tiếp nhận gần 70.000 hồ sơ. Trong khi đó, hầu hết các xã, phường chỉ có 1-2 cán bộ tư pháp đảm nhiệm.

Điều đó cho thấy một thủ tục tưởng chừng đơn giản lại đang chiếm một phần lớn khối lượng công việc, gây áp lực cho cán bộ và mất nhiều thời gian, công sức của người dân.

Dù Thủ tướng Chính phủ và Chủ tịch UBND Thành phố đã chỉ đạo chấn chỉnh việc lạm dụng yêu cầu bản sao chứng thực, nhưng thực tế, thủ tục này vẫn phát sinh với số lượng rất lớn - không chỉ vì thói quen hành chính mà còn vì chưa có công cụ số hoá đủ tin cậy để thay thế thao tác thủ công.

Người dân vẫn phải mang bản chính đi lại nhiều lần, chờ đợi, tốn thời gian. Cán bộ tư pháp vẫn phải làm thủ công từng hồ sơ, vừa quá tải, vừa tiềm ẩn sai sót. Đó là "điểm nghẽn nhỏ nhưng hậu quả lớn" trong quá trình chuyển đổi số hành chính.

Từ thực tế đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố đã chủ động nghiên cứu, phối hợp cùng các đối tác để phát triển Hệ thống xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử – một giải pháp "đột phá nhỏ cho hiệu quả lớn", giúp chuyển quy trình chứng thực từ thủ công sang điện tử, bảo đảm an toàn, nhanh chóng, hợp pháp và thân thiện với người dùng.

Hệ thống ứng dụng AI, OCR, xác thực khuôn mặt, cho phép người dân thực hiện chứng thực trực tiếp tại Kiosk thông minh. Toàn bộ quy trình - từ đối chiếu, ký số công vụ, đến in bản sao có mã QR chỉ mất 3-5 phút, thay vì 15 phút như cách làm thủ công.

Hiệu suất làm việc của cán bộ tư pháp tăng 3-5 lần, trong khi vẫn đảm bảo tính pháp lý và bảo mật tuyệt đối. Bản sao số được cấp có mã định danh, mã QR, hình mờ "TTPVHCC" và được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện tử của Thành phố. Người dân có thể tra cứu mọi lúc, mọi nơi qua email, ví điện tử iHanoi hoặc in bản sao giấy khi cần.

Mỗi bản sao số không chỉ thay thế bản sao chứng thực thông thường, mà còn có thể sử dụng lại để thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình và trong nhiều thủ tục khác, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức cho người dân, doanh nghiệp.

Theo ông Cù Ngọc Trang, nếu được nhân rộng toàn Thành phố, hệ thống sẽ giúp: Giảm 50–60% chi phí in ấn, lưu trữ mỗi năm; giảm hàng trăm nghìn lượt người dân phải đi lại; tăng tỷ lệ dịch vụ công trực tuyến toàn trình thực chất lên trên 80%.

Trung tâm đặt mục tiêu, sau giai đoạn thí điểm, sẽ phối hợp đánh giá pháp lý – kỹ thuật, trình UBND Thành phố cho phép mở rộng quy mô, phạm vi thí điểm, hướng tới mô hình hành chính không giấy tờ, không khoảng cách, không giới hạn.

Các Kiosk thông minh sẽ không chỉ có mặt tại Trung tâm hay UBND phường, mà còn được đặt tại khu dân cư, trung tâm thương mại, điểm công cộng, để người dân có thể tự thực hiện thủ tục mọi lúc, mọi nơi.

Đó là bước đi thiết thực để chuyển từ "tiền kiểm" sang "hậu kiểm", trao quyền chủ động cho người dân và doanh nghiệp - đúng tinh thần "chính quyền phục vụ, xã hội số đồng hành".

Gia Huy