Hà Nội tăng tốc số hóa tài liệu, tạo nền tảng cho chính quyền số

Dữ liệu số là nền móng cho đô thị thông minh

Ngày 5/6 vừa qua, UBND Thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 155/QĐ-UBND, triển khai Đề án "Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn Thành phố".

Đây không chỉ là một bước đi mang tính kỹ thuật trong chuyển đổi số, mà còn là chiến lược dài hạn giúp Thủ đô xây dựng chính quyền điện tử, đô thị thông minh và cải cách hành chính mạnh mẽ, minh bạch hơn.

Theo đó, toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị của các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể tại cấp huyện và cấp xã sẽ được chỉnh lý, số hóa và đưa vào hệ thống kho dữ liệu dùng chung - một nền tảng quan trọng để quản lý nhà nước hiệu quả, tiết kiệm chi phí và phục vụ người dân nhanh chóng, minh bạch.

Đề án số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung của Hà Nội nhằm đạt bốn mục tiêu lớn: Số hóa tài liệu, sắp xếp lại hồ sơ lưu trữ để phục vụ việc bỏ cấp huyện, sáp nhập xã theo chỉ đạo của Trung ương; hình thành kho dữ liệu tập trung, liên thông và chia sẻ được giữa các cơ quan; tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý điều hành để giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy; và cuối cùng là xây dựng nền tảng dữ liệu đủ mạnh để chuyển đổi toàn diện sang chính quyền điện tử, đô thị thông minh.

Các cơ quan chủ trì thực hiện như Trung tâm Phục vụ hành chính công, Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Công an Thành phố… đều được giao nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hà Nội đóng vai trò đầu mối thực hiện đề án, phối hợp với các đơn vị liên quan từ cấp xã tới cấp thành phố trong việc lập danh mục tài liệu, chuẩn hóa quy trình số hóa và xây dựng kho dữ liệu dùng chung.

Phạm vi số hóa trong năm 2025 sẽ tập trung vào các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, các hồ sơ đã, đang và sẽ chỉnh lý, cùng toàn bộ kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực tại các cơ quan cấp huyện và xã. Sang năm 2026, Hà Nội sẽ tiếp tục hoàn thiện việc chỉnh lý, số hóa các nhóm tài liệu ưu tiên còn lại và hoàn thiện cấu trúc, tính năng, khả năng tích hợp của kho dữ liệu.

Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Cù Ngọc Trang cho biết, khối lượng tài liệu cần chỉnh lý, số hóa ở cấp huyện và xã là rất lớn - ước tính khoảng 94 triệu trang A4. Nhiều tài liệu hiện còn được lưu trong tủ sắt, chưa lập hồ sơ theo quy định, gây khó khăn cho việc tra cứu, khai thác. Việc chuẩn hóa, sắp xếp lại và số hóa theo quy trình ISO sẽ giúp khắc phục tình trạng này, đồng thời tạo cơ sở để triển khai công nghệ AI trong truy xuất, tổng hợp thông tin.

Trong giai đoạn đầu từ nay đến ngày 30/6/2025, Đề án sẽ ưu tiên số hóa các tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu thường xuyên sử dụng, đặc biệt tại khối Đảng và chính quyền cấp huyện, xã – phục vụ trực tiếp cho việc sắp xếp lại bộ máy theo Kết luận 127-KL/TW. Ước tính, các tài liệu này chiếm khoảng 25% khối lượng tài liệu gốc và 5% trong số đã chỉnh lý.

Hà Nội cũng đặt ra nguyên tắc trong số hóa là không làm lại các tài liệu đã đảm bảo chất lượng, tránh lãng phí. Đồng thời, các cơ quan sở hữu dữ liệu có trách nhiệm bàn giao về Trung tâm Phục vụ hành chính công để tích hợp vào hệ thống chung.

Lộ trình bài bản, quy trình đồng bộ

Việc xây dựng kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung được Thành ủy Hà Nội xác định là một trụ cột quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số. Hệ thống này không chỉ là kho lưu trữ, mà là "bộ não số" của thành phố – nơi tích hợp, xử lý, chia sẻ và tái sử dụng toàn bộ thông tin hành chính phục vụ cho việc điều hành và phục vụ công dân.

Về lộ trình triển khai, đối với hạng mục chỉnh lý, số hóa tài liệu cấp huyện, cấp xã sẽ gồm các giai đoạn, Giai đoạn chuẩn bị đầu tư thì Trung tâm Phục vụ hành chính công lựa chọn đơn vị tư vấn lập thuyết minh và dự toán chi tiết hoàn thành ngày 18/6/2025; lập thuyết minh và dự toán chi tiết ngày 20/6/2025; thẩm định, phê duyệt thuyết minh và dự toán chi tiết ngày 25/6/2025.

Giai đoạn thực hiện đầu tư: Trung tâm Phục vụ hành chính công phối hợp với ơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành trước 31/7/2025; phối hợp Công an Thành phố, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Sở Nội vụ chuẩn bị các điều kiện bảo đảm an ninh trật tự, an toàn tài liệu trước 31/7/2025; phối hợp cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành bàn giao tài liệu cơ quan cấp xã trước 15/8/2025...

Ở giai đoạn thi công, Trung tâm Phục vụ hành chính công và nhà thầu thi công phối hợp với cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành thi công hoàn thành hạng mục chỉnh lý tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện dừng hoạt động tháng 11/2025; tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã tháng 12/2025...

Đối với hạng mục xây dựng Kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung, giao Trung tâm Phục vụ hành chính công triển khai và tiến hành các thủ tục đầu tư theo quy định, bảo đảm hiệu quả, hoàn thành trong năm 2025 và chính thức đưa vào sử dụng từ tháng 02/2026.

UBND Thành phố giao: Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố là cơ quan thường trực, giúp UBND Thành phố trong việc tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này; đồng thời, chủ trì xây dựng quy trình triển khai các hạng mục trong Kế hoạch;

Một nguyên tắc xuyên suốt là dữ liệu sau khi số hóa phải được "làm sạch" và khai thác được ngay. Việc phân loại, xử lý, số hóa và tích hợp dữ liệu được tiến hành thống nhất, có quy trình tạm thời áp dụng cho cả khối Đảng, chính quyền và đoàn thể. Đây là bước chuẩn bị quan trọng để chờ đợi quy trình số hóa chính thức từ Trung ương ban hành.

Theo Phó Bí thư Thường trực Thành ủy Hà Nội Nguyễn Văn Phong, đây là nhiệm vụ lâu dài, đòi hỏi sự đầu tư cả về nguồn lực và sự quyết tâm chính trị. Các đơn vị phải xác định số hóa tài liệu không chỉ để lưu trữ, mà là để "sống" – tức là khai thác được ngay trong giải quyết công việc, phục vụ dân, doanh nghiệp.

Với cơ sở dữ liệu dùng chung, các cơ quan có thể kết nối, truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức. Dịch vụ công trực tuyến cũng sẽ được nâng cấp, trở nên minh bạch hơn, giảm phụ thuộc vào giấy tờ và các bước trung gian.

Hệ thống dữ liệu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các công nghệ mới như AI, phân tích dữ liệu lớn (big data) để tối ưu hóa việc điều hành. Với nền tảng này, Hà Nội kỳ vọng sẽ xây dựng một chính quyền số hiện đại, linh hoạt, phục vụ người dân và doanh nghiệp một cách chủ động, chính xác và thân thiện hơn.

Ngoài ra, dữ liệu được số hóa cũng sẽ góp phần làm rõ trách nhiệm công vụ, tạo điều kiện đánh giá cán bộ, cải thiện chất lượng đội ngũ. Trong tương lai gần, kho dữ liệu chung còn là một nguồn tài nguyên quý giá để hoạch định chính sách phát triển, quy hoạch đô thị và các hoạt động kinh tế - xã hội khác.

Gia Huy